Jak sprawdzić status sprawozdania w BDO?

Status sprawozdania sprawdzisz w swoim koncie w systemie BDO, bo tylko tam można je złożyć (art. 76 ust. 2 ustawy o odpadach). Publiczna wyszukiwarka rejestru BDO pokazuje dane podmiotu i jego numer rejestrowy, a nie stan sprawozdania. Roczne sprawozdanie składa się do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy (art. 76 ust. 1). Gdy marszałek zakwestionuje jego treść, wzywa przez konto BDO do korekty w terminie nie dłuższym niż 14 dni (art. 77).

Gdzie szukać informacji o sprawozdaniu

Sprawozdanie składa się wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie BDO, bez wymogu podpisu (art. 76 ust. 2 ustawy o odpadach). Skoro to konto jest jedynym kanałem złożenia sprawozdania, to w nim należy szukać informacji o jego stanie i o ewentualnych wezwaniach urzędu. Do konta logujesz się przez Login.gov.pl, a opis poszczególnych funkcji systemu publikuje jego administrator. Aktualnym punktem odniesienia są instrukcje na stronie bdo.mos.gov.pl, bo wygląd systemu i nazwy funkcji mogą się zmieniać. W tym artykule nie opisujemy więc kolejnych kliknięć, tylko to, co wynika z przepisów.

Częsty błąd polega na szukaniu sprawozdania w publicznym rejestrze. Publiczną wyszukiwarkę rejestru BDO można wykorzystać bez logowania i bezpłatnie, ale z jej wyniku bezpośrednio potwierdzone są tylko cztery pola: nazwa podmiotu, jego NIP, adres siedziby i aktualny numer rejestrowy. Wyszukiwarka służy do sprawdzenia numeru BDO firmy lub kontrahenta, a nie do podglądu cudzych sprawozdań (art. 49 ust. 5 i 7 ustawy o odpadach). Przed użyciem wyszukiwarki warto sprawdzić na stronie rejestru, czy po wpisaniu NIP system nie wymaga weryfikacji antybotowej Google reCAPTCHA, bo bez jej przejścia wyniki się nie wyświetlą.

Kiedy sprawozdanie powinno być złożone

Roczne sprawozdanie odpadowe lub produktowe (art. 73, art. 74a i art. 75 ustawy o odpadach) składa się do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy (art. 76 ust. 1). Obowiązek dotyczy podmiotów objętych tymi przepisami, więc najpierw trzeba ustalić, czy firma w ogóle wchodzi w ich zakres. Jeśli 15 marca wypada w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę, termin przesuwa się na najbliższy następny dzień roboczy (art. 76 ust. 5 w związku z art. 57 § 4 i 5 KPA).

Kilka sytuacji wymaga osobnego spojrzenia, dlatego zestawiamy je w tabeli:

Dla firmy, która rozpoczęła działalność w trakcie roku, nie ma osobnego terminu. Sprawozdanie obejmuje okres od faktycznego rozpoczęcia działalności do 31 grudnia tego roku i składa się je w zwykłym terminie, do 15 marca roku następnego. Przepisy nie przewidują dla pierwszego, niepełnego roku skróconego ani wydłużonego terminu.

Co się dzieje po złożeniu: weryfikacja i korekta

Złożenie sprawozdania nie zamyka sprawy. Marszałek województwa weryfikuje sprawozdania do 30 września następnego roku. Jeżeli stwierdzi, że informacje są niezgodne ze stanem faktycznym, wzywa za pośrednictwem konta BDO do złożenia korekty w terminie nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania wezwania (art. 77 ustawy o odpadach). Dlatego konto BDO warto sprawdzać także po terminie składania, a nie tylko przed nim.

Dwie rzeczy warto wiedzieć o tym terminie. Po pierwsze, 14 dni to górna granica: marszałek może wyznaczyć krótszy czas. Po drugie, niedokonanie korekty w wyznaczonym terminie jest traktowane tak samo jak niezłożenie sprawozdania. Oznacza to, że mimo pierwotnie złożonego sprawozdania otwiera się droga do tej samej sankcji, czyli grzywny z art. 180a ustawy o odpadach.

System BDO udostępnia również korektę z własnej inicjatywy, bez wezwania. To funkcja systemu, a nie odrębny przepis art. 77, więc jej zasady i dostępność należy sprawdzić w instrukcjach administratora. Jeśli sam zauważysz błąd w złożonym sprawozdaniu, nie musisz czekać na urząd.

Przykład: jak to wygląda w praktyce

Firma złożyła roczne sprawozdanie na początku marca. W maju w koncie BDO pojawia się wezwanie marszałka do korekty. Liczy się data otrzymania wezwania, a termin nie może przekroczyć 14 dni, więc osoba odpowiedzialna za BDO ustala od razu, jaki czas wyznaczono w wezwaniu, poprawia dane na podstawie ewidencji i składa korektę przed upływem tego terminu. Gdyby tego nie zrobiła, sprawozdanie byłoby traktowane tak, jakby w ogóle nie zostało złożone.

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

• Brak firmy w wyszukiwarce. Wyszukiwarka pokazuje wyłącznie podmioty wpisane do rejestru, więc brak wyniku dla danego NIP nie oznacza automatycznie naruszenia prawa. Wynik zależy też od tego, czy podmiot ma w chwili wyszukiwania aktywny wpis.
• Logowanie. Wymóg logowania przez Login.gov.pl dotyczy części operacyjnej systemu, czyli składania wniosków i sprawozdań. Publiczna wyszukiwarka podmiotów działa bez logowania.
• Awaria systemu. Gdy awaria uniemożliwia złożenie sprawozdania, składa się je niezwłocznie po jej ustaniu (art. 76 ust. 2a-2b). Papierowa forma nie jest alternatywą, bo kanałem jest konto BDO.
• Zaprzestanie działalności. Przy trwałym zaprzestaniu działalności obowiązuje krótszy, odrębny termin 7 dni (art. 76 ust. 3), a nie 15 marca.
• Sprawozdanie o torbach. Roczne sprawozdanie o liczbie nabytych i wydanych toreb również składa się elektronicznie przez BDO do 15 marca za rok poprzedni (art. 45 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi w związku z art. 73 ustawy o odpadach). Obowiązek wpisu do BDO z tego tytułu jest osobnym zagadnieniem.

Co zrobić teraz?

1. Zaloguj się do konta firmy w systemie BDO i sprawdź tam stan sprawozdania oraz ewentualne wezwania marszałka.

2. Jeśli szukasz tylko numeru BDO kontrahenta, użyj publicznej wyszukiwarki rejestru po NIP.

3. Przy wezwaniu do korekty ustal termin podany w wezwaniu i złóż korektę przed jego upływem.

4. Ustal, z którego przepisu wynika obowiązek sprawozdawczy firmy, a przy wątpliwościach co do kodów odpadów zajrzyj do poradnika jak dobrać kod odpadu.

5. Ogólne zasady rejestru i konta opisuje artykuł czym jest BDO, a kontrolę zgodności ewidencji odpadów opisuje strona audyt BDO.

Jak możemy pomóc

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma musi składać sprawozdanie, albo dostałeś wezwanie do korekty i brakuje Ci czasu na przygotowanie poprawnych danych, pomagamy w przygotowaniu i złożeniu dokumentów w ramach usługi Sprawozdanie odpadowe.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.