Jak wybrać firmę do ewidencji i sprawozdań BDO?

Wybierając firmę do prowadzenia ewidencji i sprawozdań BDO, najpierw ustal, czy Twoja firma w ogóle ma te obowiązki: roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach (art. 75 ust. 1 pkt 1–2 ustawy o odpadach) sporządza wytwórca albo zbierający lub przetwarzający odpady (z wyłączeniem prowadzącego odbieranie odpadów komunalnych), o ile jest obowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów (art. 66). Dopiero potem sprawdź uprawnienia wykonawcy i jego znajomość tych przepisów.

Od czego zacząć: czy Twoja firma ma obowiązek ewidencji i sprawozdania?

Zanim zaczniesz porównywać wykonawców, ustal, jakie obowiązki faktycznie Cię dotyczą. Według ustawy o odpadach (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1328) art. 66 ust. 1 nakłada na posiadacza odpadów obowiązek prowadzenia na bieżąco ich ilościowej i jakościowej ewidencji, zgodnie z katalogiem odpadów.

Roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach (art. 75 ust. 1 pkt 1–2 tej ustawy) jest sprzężone z tym samym statusem: dotyczy podmiotu „obowiązanego do prowadzenia ewidencji odpadów” (art. 66). To jeden status prawny, a nie dwa niezależne progi.

Art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach zawiera katalog zwolnień z ewidencji, do którego należą m.in. odpady komunalne wytwórcy, rolnicy z mniej niż 75 ha użytków rolnych niepodlegający wpisowi do rejestru oraz odpady budowlano-rozbiórkowe z robót osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami. Zwolnienie obejmuje też rodzaje i ilości odpadów wskazane w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 66 ust. 5, czyli w rozporządzeniu Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r. Podmiot zwolniony z ewidencji na podstawie art. 66 ust. 4 nie ma z tego tytułu obowiązku rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach (art. 75 ust. 1 pkt 1–2).

W praktyce wykonawca powinien zacząć od ustalenia Twojego statusu, a nie od oferty. Przed rozmową warto sprawdzić w rozporządzeniu z 5 listopada 2024 r., czy kody odpadów, które wytwarzasz, mieszczą się w zwolnieniu z ewidencji. Jeśli nie korzystasz ze zwolnienia z art. 66 ust. 4, ewidencję prowadzi posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1); sprzedawca i pośrednik w obrocie odpadami, którzy nie są posiadaczami odpadów, prowadzą ją wyłącznie dla odpadów niebezpiecznych (art. 66 ust. 3).

Kogo dotyczy roczne sprawozdanie o odpadach?

Art. 75 ust. 1 ustawy o odpadach wskazuje podmioty, które sporządzają roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami:

1. wytwórca obowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów (pkt 1),

2. prowadzący działalność polegającą na gospodarowaniu odpadami, z wyłączeniem prowadzącego odbieranie odpadów komunalnych, w zakresie zbierania lub przetwarzania odpadów, obowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów (pkt 2),

3. podmiot wydobywający odpady ze składowiska lub zwałowiska na podstawie zgody na wydobywanie odpadów albo decyzji zatwierdzającej instrukcję prowadzenia składowiska w fazie poeksploatacyjnej (pkt 3).

Obowiązek z art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy o odpadach opiera się na posiadanej zgodzie lub decyzji, a nie na statusie obowiązanego do ewidencji.

Czy sprawozdanie opakowaniowe to to samo?

Nie. Sprawozdanie o produktach, opakowaniach i o gospodarowaniu odpadami z nich powstającymi (art. 73 ust. 1 ustawy o odpadach) ma odrębny warunek, niezależny od obowiązku ewidencji odpadów: dotyczy m.in. wprowadzających opakowania i produkty w opakowaniach. Gdy zlecasz obsługę obu obszarów, upewnij się, że wykonawca rozróżnia te dwa sprawozdania. Więcej o drugim z nich piszemy w artykule o sprawozdaniu opakowaniowym w BDO, a o pierwszym w tekście o sprawozdaniu odpadowym w BDO.

Jakie dokumenty ewidencji powinien znać wykonawca?

Art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach wylicza siedem rodzajów dokumentów ewidencji, używanych w zależności od roli podmiotu i rodzaju odpadów: kartę przekazania odpadów (KPO), kartę ewidencji odpadów (KEO), kartę ewidencji komunalnych osadów ściekowych, kartę ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, kartę ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji, kartę ewidencji odpadów niebezpiecznych (dla sprzedawcy i pośrednika niebędących posiadaczami odpadów) oraz kartę przekazania odpadów komunalnych.

Dwie zasady warto odróżnić:

• Art. 70 ust. 1 ustawy o odpadach: posiadacz odpadów prowadzi KEO odrębnie dla każdego rodzaju (kodu) odpadów, a nie jedną zbiorczą kartę dla całej działalności. Karty osadów, ZSEE i pojazdów prowadzą tylko wskazane tam wprost podmioty (art. 70 ust. 1 pkt 1–3).
• Art. 71 pkt 1 lit. a i b ustawy o odpadach: uproszczona ewidencja wyłącznie na KPO, bez KEO, obejmuje m.in. wytwarzających odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg rocznie oraz wytwarzających odpady inne niż niebezpieczne i niebędące komunalnymi w ilości do 5 ton rocznie. Nie zwalnia ona z ewidencji, tylko upraszcza jej formę.

W praktyce wykonawca powinien umieć wskazać, czy Twoja firma prowadzi pełną, czy uproszczoną ewidencję i ile kart KEO potrzeba przy Twoich kodach. Pomocne będą artykuły o doborze kodu odpadu i o karcie przekazania odpadów.

Jakie pytania zadać potencjalnemu wykonawcy?

Poniższa lista kontrolna wynika z obowiązków opisanych w ustawie o odpadach.

Ustawa nie podaje konkretnej liczby dni na wpis „na bieżąco”. Dlatego uzgodnij z wykonawcą w umowie, jak często dane są uzupełniane, zamiast zakładać terminy z dawnych przepisów. Dawny wymóg wpisu po zakończeniu miesiąca (art. 70 ust. 2 ustawy o odpadach) uchylono z dniem 1 stycznia 2020 r.

Czy zlecenie ewidencji i sprawozdań przenosi odpowiedzialność na firmę?

Art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach nakłada obowiązek ewidencji na posiadacza odpadów, a art. 75 ust. 1 pkt 1 obowiązek sprawozdania na wytwórcę obowiązanego do ewidencji. Jeśli jesteś takim podmiotem, to przepisy wskazują Ciebie jako adresata obowiązku.

Ustawa przewiduje wąski przypadek przeniesienia odpowiedzialności. Dotyczy on wytwórców korzystających ze wspólnego lokalu: mogą oni przenieść odpowiedzialność za wytworzone odpady na jednego z nich lub na wynajmującego lokal, jeżeli podmiot ten zapewni postępowanie z przyjętymi odpadami zgodnie z ustawą (art. 28 ust. 1). Wtedy ewidencję w zakresie wytwarzanych odpadów prowadzi ten podmiot (art. 66 ust. 2). Wymaga to umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 28 ust. 2). Nie jest to ogólny sposób na przekazanie ewidencji usługodawcy.

Kiedy grozi kara za zlecanie gospodarowania odpadami?

Art. 194 ust. 1 pkt 3a ustawy o odpadach (tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1328) przewiduje administracyjną karę pieniężną za zlecanie wykonywania obowiązku gospodarowania odpadami podmiotom, które nie uzyskały wymaganych decyzji lub wymaganego wpisu do rejestru, wbrew art. 27 ust. 2. Przepis obowiązuje od 23 września 2021 r.

Jeśli Twoja umowa obejmuje także zlecanie wykonywania obowiązku gospodarowania odpadami, warto zweryfikować u wykonawcy, czy ma wymagane decyzje lub wpis do rejestru, i poprosić o ich kopie.

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

Warto pamiętać o granicach opisanych w ustawie o odpadach:

• Zwolnienie z ewidencji (art. 66 ust. 4) znosi obowiązek sprawozdania z art. 75 ust. 1 pkt 1–2 tylko z tego tytułu; sprawozdanie z art. 73 ust. 1 ma niezależną przesłankę.
• Uproszczona ewidencja z art. 71 nie zwalnia z ewidencji, a wytwórca z art. 71 pkt 1 pozostaje obowiązany do ewidencji, więc mieści się w art. 75 ust. 1 pkt 1.
• Podmiot wykonujący wyłącznie transport odpadów (art. 71 pkt 2) oraz podmiot władający gruntem z komunalnymi osadami ściekowymi (art. 71 pkt 3) nie są przez sam art. 71 wytwórcami, więc ich obowiązek sprawozdawczy wymaga osobnej przesłanki z art. 75 ust. 1.

Przy kilku kodach odpadów w firmie warto sprawdzić każdy kod osobno, bo zwolnienie z rozporządzenia dotyczy rodzajów i ilości odpadów, a KEO prowadzi się per kod (art. 70 ust. 1).

Co zrobić teraz?

1. Ustal, jakie odpady wytwarzasz i czy objęte są zwolnieniem z art. 66 ust. 4 (w tym z rozporządzenia z 5 listopada 2024 r.).

2. Sprawdź, czy dotyczy Cię sprawozdanie odpadowe (art. 75 ust. 1), opakowaniowe (art. 73 ust. 1), czy oba.

3. Zadaj wykonawcy pytania z tabeli i ustal, jaki zakres czynności obejmie umowa.

4. Rozważ audyt BDO obecnych wpisów przed przekazaniem danych nowej firmie.

5. Poproś o ofertę z jasnym zakresem usług i terminami.

Jak załatwić to szybko i bez ryzyka?

Sprawę ewidencji i sprawozdań BDO da się załatwić szybko i niedrogo z pomocą specjalistów. Koszt takiej obsługi jest porównywalny z drobnym, stałym wydatkiem firmy, takim jak firmowy internet, a w zamian zyskujesz spokój i pewność, że dokumenty są prowadzone poprawnie.

Wybieraj firmę z gotowymi, sprawdzonymi rozwiązaniami, która specjalizuje się w tej tematyce od lat, a nie kogoś, kto robi to „na kolanie”. Od 2010 r. zajmujemy się wyłącznie obowiązkami środowiskowymi firm. Jeśli chcesz sprawdzić, co dotyczy Twojej działalności, wypełnij formularz zgłoszenia.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.