Firma z samochodem w Krajowej bazie KOBiZE – krok po kroku

Firma z samochodem zakłada konto podmiotu w Krajowej bazie KOBiZE formularzem rejestracyjnym, a następnie wprowadza roczny raport do końca lutego za rok poprzedni. Obowiązek raportowania wynika z art. 7 ust. 1 ustawy z 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami. Dotyczy podmiotów korzystających ze środowiska, w tym przedsiębiorców i jednoosobowych działalności, których działalność powoduje emisje. Poradnik KOBiZE nie przewiduje minimalnego progu liczby pojazdów.

Czy firma z samochodem musi składać raport do Krajowej bazy KOBiZE?

Tak, jeśli jej działalność powoduje emisje. Art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. 2026 poz. 526) nakłada obowiązek rocznego raportu na każdy podmiot korzystający ze środowiska, którego działalność powoduje emisje. Przepis nie ogranicza go do posiadaczy instalacji.

Przedsiębiorca mieści się w pojęciu podmiotu korzystającego ze środowiska, także prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (art. 3 pkt 20 lit. a Prawa ochrony środowiska). Samochód jest w Prawie ochrony środowiska „urządzeniem”, czyli niestacjonarnym urządzeniem technicznym, w tym środkiem transportu (art. 3 pkt 42). Spaliny z silnika to „emisja” (art. 3 pkt 4).

Firma używająca w działalności samochodów spalinowych formalnie wchodzi więc w krąg podmiotów objętych raportem. Warto sprawdzić w ewidencji paliwa firmy, czy wszystkie pojazdy użytkowane w danym roku zostały uwzględnione.

Czym jest KOBiZE i Krajowa baza?

„KOBiZE” to potoczny skrót nazwy Krajowy ośrodek bilansowania i zarządzania emisjami, utworzony na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z 2009 r. Jego zadania wykonuje Instytut Ochrony Środowiska w Warszawie (art. 4 ust. 1), a nadzór sprawuje minister właściwy do spraw klimatu (art. 5 ust. 1).

Krajową bazę o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji prowadzi Krajowy ośrodek (art. 3 ust. 2 pkt 1 oraz art. 6 ust. 4). To elektroniczny system, część szerszego Krajowego systemu bilansowania i prognozowania emisji (art. 6 ust. 1).

Technicznie firma składa raport do systemu prowadzonego przez Krajowy ośrodek (art. 7 ust. 1), a nie przechodzi odrębnej, samoistnej „rejestracji w KOBiZE”. Konto podmiotu zakłada się formularzem rejestracyjnym (§ 4 rozporządzenia opisanego niżej).

Jak założyć konto firmy w Krajowej bazie krok po kroku?

Według § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Klimatu i Środowiska z 26 października 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 2217, wydanego na podstawie art. 7 ust. 7 ustawy) raport wprowadza się przez konto podmiotu na stronie internetowej Krajowej bazy, w trybie bezpośredniego połączenia z systemem teleinformatycznym. Konto zakłada się formularzem rejestracyjnym, który składa się elektronicznie po uwierzytelnieniu osoby składającej przez węzeł krajowy identyfikacji elektronicznej (§ 4 rozporządzenia).

Szczegółowy opis logowania i obsługi systemu zawiera instrukcja założenia konta w Krajowej bazie KOBiZE.

Jak się logować i na co uważać w systemie?

Według oficjalnego poradnika KOBiZE do systemu loguje się przez login.gov.pl albo przez indywidualny login i hasło. Sesja trwa 60 minut, a dane niezapisane do tego czasu przepadają. Pola obowiązkowe oznacza czerwona gwiazdka, a dane zapisuje się ręcznie przyciskiem „Zapisz dane” lub „Zapisz zmiany”.

Warto przygotować wcześniej dane o pojazdach i paliwie, żeby nie przekroczyć limitu sesji. Przed rozpoczęciem pracy warto sprawdzić w zestawieniach paliwowych firmy, ile paliwa zużyły poszczególne pojazdy w roku, którego dotyczy raport.

Co wpisać w raporcie za samochody firmowe?

Rozporządzenie z 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 2217) zawiera w załączniku osobną część raportu dotyczącą urządzeń, których eksploatacja powoduje emisje. Dla pojazdów podajesz rodzaj urządzenia, rodzaj silnika oraz rodzaj i ilość spalonego paliwa. Rozporządzenie nie wprowadza progu ilościowego dla pojazdów.

Oficjalny poradnik KOBiZE wymienia wprost eksploatację urządzeń niestacjonarnych, w tym środków transportu, np. samochodów. Taka działalność kwalifikuje podmiot do uproszczonej wersji raportu, bez minimalnej liczby pojazdów.

Poradnik opisuje raport jako zestaw kolejnych formularzy: dane podmiotu, miejsca korzystania ze środowiska, sprawozdania dla tych miejsc, sprawozdanie z eksploatacji urządzeń i raport zbiorczy. Warto sprawdzić po zalogowaniu, które z nich system wyświetla dla Twojego konta. Więcej o całym raporcie znajdziesz w artykule raport KOBiZE – co to jest i jak go złożyć.

Jak wysłać raport i jak go poprawić?

Po wypełnieniu formularzy najpierw zatwierdzasz wszystkie sprawozdania cząstkowe przyciskiem „Zatwierdź sprawozdanie”. Następnie w oknie raportu zbiorczego dla podmiotu klikasz „Wyślij” (poradnik KOBiZE, rozdz. 10.1). Jeśli system wykryje błędy, wysyłka zostanie odrzucona. Po wysłaniu możesz pobrać podgląd w PDF i potwierdzenie wprowadzenia raportu.

Termin wynika z art. 7 ust. 1 ustawy z 2009 r.: raport za rok poprzedni wprowadza się do Krajowej bazy do końca lutego każdego roku.

Jeśli po wysyłce trzeba coś zmienić, poradnik KOBiZE (rozdz. 10.2) opisuje przycisk „Pobierz do korekty”. Tworzy on edytowalną kopię, a oryginał pozostaje w systemie. Zmieniony raport wysyła się tą samą ścieżką. Jest to funkcja systemu opisana w poradniku. Ustawa i rozporządzenie nie nazywają jej wprost uprawnieniem podmiotu, więc warto ją potwierdzić w aktualnej wersji poradnika na portalu Krajowej bazy.

Kiedy firma nie składa raportu?

Art. 7 ust. 1 ustawy z 2009 r. nie wprowadza progu wielkości emisji, przychodu ani skali działalności zwalniającego przedsiębiorcę z raportu. Nie znaleziono go też w rozporządzeniu Dz.U. 2022 poz. 2217. Obowiązek powstaje za każdy rok, w którym podmiot prowadził działalność powodującą emisje (art. 7 ust. 1 i 2c).

Z oficjalnego poradnika KOBiZE wynika, że gdy w danym roku kalendarzowym podmiot w ogóle nie prowadził działalności powodującej emisje, w formularzu zaznacza się opcję „Brak działalności powodującej emisję”. Dotyczy to np. firmy, która w danym roku nie prowadziła żadnej działalności powodującej emisje, w tym nie używała pojazdów spalinowych.

Osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą ma węższy zakres. Art. 7 ust. 1a obejmuje ją w zakresie eksploatacji instalacji wymagającej pozwolenia lub źródła spalania paliw (art. 152 ust. 2b Prawa ochrony środowiska). Ten sam ust. 1a nie odnosi się do przedsiębiorców, a jednoosobowa działalność gospodarcza mieści się w pojęciu przedsiębiorcy (art. 3 pkt 20 lit. a Prawa ochrony środowiska).

Obowiązek sporządzenia raportu za dany rok wygasa po upływie 5 lat od zakończenia roku, w którym powstał (art. 7 ust. 2c). To limit czasowy, a nie zwolnienie z raportu za bieżący rok.

Warto sprawdzić w dokumentacji firmy, czy w danym roku faktycznie używano pojazdów w działalności, zanim zaznaczysz opcję braku działalności powodującej emisje.

Czym raport KOBiZE różni się od wykazu opłatowego?

To dwa odrębne obowiązki. Opłatę za korzystanie ze środowiska wnosi się do 31 marca następnego roku (art. 285 ust. 2 Prawa ochrony środowiska), a wykaz przedkłada się marszałkowi województwa w tym samym terminie (art. 286 ust. 1). Raport KOBiZE trafia do Krajowej bazy do końca lutego (art. 7 ust. 1 ustawy z 2009 r.). Opłaty z tytułu danego rodzaju korzystania ze środowiska nie wnosi się, gdy jej roczna wysokość nie przekracza 800 zł (art. 289 ust. 1 zdanie pierwsze Prawa ochrony środowiska). Wykazu za dany rodzaj korzystania nie przedkłada się, gdy roczna opłata z tego tytułu nie przekracza 100 zł (art. 289 ust. 1 zdanie drugie).

Powiązanie jest takie, że wykaz za wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza sporządza się na podstawie raportu z art. 7 ust. 1 ustawy z 2009 r. (art. 286 ust. 3 pkt 1 Prawa ochrony środowiska). Raport ma wcześniejszy termin (koniec lutego) niż wykaz (31 marca), a wykaz opiera się na jego danych.

„Zbiorcze zestawienie” (załącznik nr 4) nie jest częścią KOBiZE. To wzór wykazu z § 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Klimatu z 11 grudnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 2443), wydanego na podstawie art. 286 ust. 6 Prawa ochrony środowiska i składanego marszałkowi województwa. Różnice między obowiązkami opisuje artykuł BDO a KOBiZE – różnice i obowiązki raportowe.

Jak załatwić to szybko i bez ryzyka?

Sprawę da się załatwić szybko i niedrogo z pomocą specjalistów. Koszt takiej obsługi jest porównywalny z drobnym, stałym wydatkiem firmy, np. miesięcznym abonamentem za internet. W zamian masz spokój, że konto zostało założone poprawnie, a raport wypełniono i wysłano w terminie.

Wybieraj firmę z gotowymi, sprawdzonymi rozwiązaniami, która specjalizuje się w tej tematyce od lat, a nie kogoś, kto robi to „na kolanie”. Od 2010 r. zajmujemy się wyłącznie obowiązkami środowiskowymi firm.

Jeśli wolisz nie zakładać konta i nie wypełniać formularzy samodzielnie, wypełnij formularz zgłoszenia. Pomożemy przejść całą procedurę.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.