Jak dodać użytkownika podrzędnego w BDO i kto może to zrobić?

Użytkownika podrzędnego dodaje się po zalogowaniu na indywidualne konto firmy w BDO. Robi to osoba zarządzająca kontem firmy, co do zasady użytkownik główny: w części konta poświęconej użytkownikom wskazuje dane nowej osoby i wybiera zakres jej uprawnień, zgodnie z aktualną instrukcją administratora systemu na bdo.mos.gov.pl. Konto to marszałek tworzy przy wpisie do rejestru (art. 55 ust. 1 ustawy o odpadach), ale sama ustawa nie opisuje kolejnych kroków w systemie. Zawiadomienie o aktywacji takiego konta marszałek przekazuje drogą elektroniczną (art. 55 ust. 2), a zakres uprawnień poszczególnych użytkowników wyznacza rozporządzenie ministra klimatu wydane na podstawie art. 84 tej ustawy.

Skąd się bierze konto, na którym nadaje się dostęp?

Zanim ktokolwiek będzie mógł pracować w BDO w imieniu firmy, musi istnieć konto podmiotu. Zgodnie z art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach marszałek województwa, dokonując wpisu do rejestru, tworzy indywidualne konto w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. To konto należy do podmiotu wpisanego do rejestru, a nie do konkretnej osoby, która akurat wypełniała wniosek. Dopiero na tym koncie można mówić o dalszych użytkownikach: księgowej, pracowniku, pełnomocniku czy zewnętrznym biurze.

Według art. 55 ust. 2 tej samej ustawy marszałek województwa zawiadamia podmiot o aktywacji indywidualnego konta drogą elektroniczną. W praktyce oznacza to, że pierwszym krokiem do delegowania obsługi jest zdobycie i zachowanie pierwszego dostępu: kto go otrzymał, ten może zarządzać kontem. Jeśli nie wiesz, kto w firmie ma ten dostęp, zacznij od ustalenia właśnie tego, a nie od szukania opcji w menu. Pomaga w tym wpis o logowaniu do BDO.

Czym jest użytkownik podrzędny i dlaczego warto go dodać?

Użytkownik podrzędny to osoba, której podmiot nadaje własny dostęp do konta, aby nie udostępniać jej loginu i hasła użytkownika głównego. Taki podział ma kilka praktycznych zalet: każda osoba loguje się swoimi danymi, łatwiej ustalić, kto co zrobił w systemie, a odejście pracownika lub zakończenie współpracy z biurem rachunkowym nie wymaga zmiany danych logowania całej firmy.

Trzeba przy tym odróżnić delegowanie obsługi od zmiany podmiotu. Dodanie użytkownika podrzędnego nie zmienia tego, kto jest wpisany do rejestru ani na kim ciąży odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji. Konto nadal jest kontem podmiotu z art. 55 ust. 1, a nowa osoba działa w jego ramach. Jeżeli potrzebujesz zgłosić zmianę danych samej firmy, to osobna sprawa, opisana w innych poradnikach, na przykład o dodaniu nowego miejsca prowadzenia działalności w BDO.

Kto może dodać użytkownika podrzędnego i gdzie tego szukać?

Dostęp nadaje osoba, która ma uprawnienia do zarządzania kontem podmiotu, czyli co do zasady użytkownik główny. Funkcja dotyczy samego konta firmy, dlatego do jej uruchomienia trzeba się zalogować do konta, a nie do publicznej części serwisu. Szczegółowy opis ekranów, pól formularza i kolejnych kliknięć prowadzi administrator systemu i to jego instrukcje na stronie bdo.mos.gov.pl są aktualnym punktem odniesienia. Układ menu i nazwy przycisków zmieniają się wraz z kolejnymi wersjami systemu, więc opis spisany w poradniku szybko by się zdezaktualizował. Oficjalne materiały znajdziesz w serwisie: instrukcje krok po kroku do systemu BDO oraz pytania i odpowiedzi administratora systemu.

Ogólny obraz jest następujący: w koncie firmy istnieje część poświęcona użytkownikom i ich uprawnieniom, a dodanie nowej osoby polega na wskazaniu jej danych i wybraniu zakresu, w jakim będzie mogła działać w systemie. Przed zatwierdzeniem warto sprawdzić w instrukcji administratora, jakie dane osoby są wymagane i czy system wymaga potwierdzenia dostępu po jej stronie.

Co mówi ustawa o uprawnieniach użytkowników?

Ustawa nie opisuje samego kliknięcia w systemie, ale wskazuje, gdzie szukać reguł. Art. 84 ustawy o odpadach upoważnia ministra właściwego do spraw klimatu do określenia w drodze rozporządzenia dwóch rzeczy: adresu strony internetowej rejestru, który umożliwia dostęp do indywidualnego konta w BDO, oraz zakresu uprawnień dla poszczególnych użytkowników. Przy wyznaczaniu zakresu uprawnień minister ma na względzie sprawne przetwarzanie informacji zgodnie z wymaganiami informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a także zakres zadań publicznych realizowanych przez użytkowników.

Z tej tabeli wynika praktyczny wniosek: zakres tego, co może robić nowo dodana osoba, nie zależy od uznania firmy ani autora poradnika, tylko od uprawnień przewidzianych dla użytkowników w przepisach i w samym systemie. Przed nadaniem dostępu warto sprawdzić w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 84 oraz w instrukcji administratora, jaki zakres uprawnień odpowiada zadaniom, które ta osoba ma wykonywać.

Jak uniknąć błędu w uprawnieniach? Przykład

Wyobraź sobie firmę, w której dotychczas całą obsługę BDO prowadził właściciel, a od niedawna sprawozdania ma przygotowywać księgowa. Zamiast przekazywać jej swój login, właściciel wchodzi na konto firmy i dodaje księgową jako osobnego użytkownika. Przed zatwierdzeniem zadaje sobie trzy pytania: jakie czynności księgowa ma faktycznie wykonywać, jaki zakres uprawnień do nich wystarczy, i czy ktoś poza nim zna dane do konta głównego. Jeżeli odpowiedź na ostatnie pytanie brzmi „nie”, warto to uporządkować, zanim zaczną się kłopoty z dostępem.

Dobra praktyka to także proste zasady na przyszłość: jedna osoba jedno konto użytkownika, brak wspólnych haseł, przegląd listy użytkowników przy każdej zmianie w zespole i niezwłoczne odebranie dostępu osobom, które przestały pracować dla firmy. Pomaga też świadomość, czym w ogóle jest system, w którym pracujesz; wprowadzenie znajdziesz w tekście czym jest BDO. Gdy w trakcie pracy w koncie pojawią się pytania o to, który kod odpadu wpisać, pomoże poradnik o tym, jak dobrać kod odpadu. O tym, jak dodawać osoby do konta w szerszym ujęciu, piszemy także w tekście o dodawaniu użytkownika konta w BDO.

Co zrobić teraz

1. Ustal, kto w firmie ma dostęp do konta głównego i czy pamięta dane logowania.

2. Zdecyduj, jakie czynności ma wykonywać nowa osoba, i na tej podstawie wybierz odpowiedni zakres uprawnień.

3. Otwórz instrukcje administratora na bdo.mos.gov.pl i wykonaj dodanie użytkownika zgodnie z aktualnym opisem ekranów.

4. Sprawdź, czy nowa osoba może zalogować się własnymi danymi i wykonać swoje zadania, a w razie błędu skontaktuj się z pomocą techniczną administratora systemu.

Jak możemy pomóc

Jeśli nie masz pewności, czy konto firmy jest poprawnie założone albo kto powinien mieć do niego dostęp, możemy pomóc to uporządkować. Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy.

Skąd się bierze konto w BDO, na którym można nadawać dostęp innym osobom?

Konto tworzy marszałek województwa w momencie dokonywania wpisu podmiotu do rejestru. Zgodnie z art. 55 ust. 1 ustawy o odpadach jest to indywidualne konto w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Przed nadaniem dostępu kolejnej osobie warto sprawdzić, kto w firmie otrzymał dane do tego konta.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.