Wymóg klienta lub przetargu: jak wykazać zgodność środowiskową firmy w BDO?

Przepisy nie wskazują jednego dokumentu potwierdzającego zgodność środowiskową; firma może pokazać numer BDO oraz dokumenty z obowiązków, które ją dotyczą. Firma z kategorii z art. 57 ust. 1 umieszcza numer BDO na dokumentach (art. 63 w zw. z art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach). Numer sprawdzisz bezpłatnie po NIP w publicznym rejestrze BDO (art. 49 ust. 5 i 7 ustawy o odpadach); przed wysłaniem go klientowi warto sprawdzić tam, czy wpis firmy jest aktywny. Przepisy nie rozstrzygają, które dokumenty uzna Twój klient lub zamawiający, więc zakres wymogu potwierdź z nim.

Co firma może pokazać, gdy klient lub zamawiający pyta o zgodność środowiskową?

Ankieta dostawcy albo dokumentacja przetargowa zwykle nie mówi, o jaki dokument chodzi. Przepisy, na których opiera się ten tekst, też go nie wskazują: nie ma w nich jednego „zaświadczenia o zgodności środowiskowej”. Są za to odrębne obowiązki, z których każdy zostawia własny ślad: wpis i numer w BDO, ewidencja odpadów, wykaz opłat za korzystanie ze środowiska. Które z nich uzna kontrahent, zależy od treści jego wymogu, a przepis tego nie rozstrzyga. Dlatego pierwszy krok to zapytanie klienta lub zamawiającego, jakie dokumenty ma na myśli.

Z przepisów wynikają dwa odczytania takiego wymogu:

• kontrahent pyta o wpis i numer w BDO: wystarczy numer rejestrowy i możliwość jego sprawdzenia w publicznym rejestrze;
• kontrahent pyta o dokumenty z konkretnych obowiązków (ewidencja odpadów, wykaz opłat, raport do Krajowej bazy): pokazujesz tylko te, które dotyczą Twojej firmy.

W obu przypadkach bezpieczna zasada jest ta sama: przedstaw to, co firma faktycznie posiada, i nie deklaruj w ankiecie obowiązku ani wpisu, którego nie ma.

Kto musi umieszczać numer BDO na dokumentach?

Podmiot należący do jednej z kategorii wymienionych w art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach (między innymi wprowadzający produkty w opakowaniach, sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie i akumulatory, pojazdy, opony, oleje smarowe) jest obowiązany umieszczać swój numer rejestrowy na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością (art. 63 w zw. z art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach). Przepis nie zawiera zamkniętego katalogu dokumentów. Administracja (biznes.gov.pl) wskazuje w szczególności faktury VAT, paragony fiskalne, umowy kupna-sprzedaży, sprawozdania, karty przekazania i ewidencję odpadów. Obowiązek wynika z przynależności do tych kategorii, a nie z miejsca sprzedaży, więc jest taki sam w sklepie własnym, na marketplace i w sprzedaży stacjonarnej.

Są od tego wyjątki i granice:

• obowiązek nie dotyczy dokumentów niezwiązanych z działalnością objętą wpisem (kadrowych, czysto administracyjnych) ani formularzy o urzędowo narzuconym wzorze bez pola na numer rejestrowy;
• jest odrębny od samej rejestracji: firma może być zarejestrowana i mimo to naruszać ten węższy obowiązek, jeśli pomija numer na dokumencie;
• wymóg podania numeru BDO w panelu platformy, takiej jak Allegro, jest polityką prywatnej platformy, a nie osobnym przepisem dla tego kanału;
• polski numer BDO to nie to samo co zagraniczny numer EPR, choć platformy marketplace oznaczają oba wspólnym nagłówkiem „EPR”.

Jak sprawdzić numer BDO firmy lub kontrahenta?

Numer można bezpłatnie sprawdzić po numerze NIP w publicznej wyszukiwarce rejestru BDO (zakładka „Rejestr podmiotów”), bez logowania i bez zakładania konta (art. 49 ust. 5 i 7 ustawy o odpadach). Pole wyszukiwania przyjmuje nazwę, nazwisko, numer rejestrowy, NIP i NIP UE. System zwraca nazwę podmiotu, NIP, adres siedziby i numer rejestrowy. Po kliknięciu „Szukaj” pojawia się okno weryfikacji reCAPTCHA, które użytkownik przechodzi sam, zanim zobaczy wynik. Wyszukiwarka pokazuje podmioty wpisane, więc brak wyniku nie oznacza automatycznie naruszenia prawa. Funkcje operacyjne systemu BDO, jak składanie wniosków i sprawozdań, wymagają natomiast logowania przez Login.gov.pl. Przed odesłaniem numeru klientowi warto sprawdzić w wyszukiwarce rejestru BDO po NIP firmy, czy wpis jest aktywny. Ogólne zasady rejestru opisaliśmy w artykule czym jest BDO.

Ewidencja odpadów i wykaz opłat: kogo dotyczą?

Ewidencję odpadów prowadzi na bieżąco posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach). Wytwórcy korzystający ze wspólnego lokalu mogą przenieść odpowiedzialność za wytwarzane odpady na jednego z nich lub na wynajmującego, a wtedy ewidencję prowadzi ten podmiot (art. 66 ust. 2 w zw. z art. 28 ust. 1). Sprzedawca odpadów i pośrednik, którzy nie są ich posiadaczami, prowadzą ewidencję tylko odpadów niebezpiecznych (art. 66 ust. 3). Przepisy przewidują też zwolnienia z ewidencji oraz uproszczoną jej formę, więc zanim pokażesz ewidencję klientowi, sprawdź, czy Twoja firma w ogóle ją prowadzi. O odpowiedzialności wytwórców piszemy w tekście BDO dla wytwórców odpadów.

Wykaz opłat to odrębny obowiązek z Prawa ochrony środowiska. Podmiot korzystający ze środowiska składa marszałkowi województwa wykaz z dwóch części: szczegółowych danych o zakresie korzystania ze środowiska i wysokości opłat oraz zbiorczego zestawienia (art. 286 ust. 1 ustawy Prawo ochrony środowiska). Zbiorcze zestawienie to wzór z załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Klimatu z 11 grudnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 2443) i nie jest częścią systemu KOBiZE. Dwa progi decydują, czy w ogóle coś trzeba składać lub płacić (art. 289 ust. 1): opłaty o rocznej wysokości do 800 zł włącznie nie wnosi się, a jeśli roczna opłata z tytułu danego rodzaju korzystania ze środowiska nie przekracza 100 zł, wykazu za ten rodzaj korzystania nie trzeba składać. Progi liczy się osobno dla każdego rodzaju korzystania, więc niska opłata za jeden rodzaj nie zwalnia z wykazu za inny, którego opłata przekracza 100 zł. Praktyczne wskazówki znajdziesz w tekście jak wypełnić wykaz opłat za korzystanie ze środowiska, a pomoc w tej sprawie opisuje strona o sprawozdaniach i opłatach za korzystanie ze środowiska.

Inne dokumenty, o które mogą pytać

Roczny raport do Krajowej bazy (KOBiZE) składają podmioty objęte obowiązkiem z art. 7 ust. 1 ustawy z 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji. Składa się go elektronicznie, przez portal Krajowej bazy, z konta założonego po uwierzytelnieniu przez login.gov.pl, profil zaufany lub e-dowód. To inny organ i inny obowiązek niż wykaz składany marszałkowi województwa.

System zarządzania środowiskowego zgodny z EMAS lub normą ISO 14001 jest obowiązkiem organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego (art. 61 ust. 3 ustawy z 11 września 2015 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym). Z tego przepisu nie wynika, że taki system musi mieć każda firma, więc zwykła firma nie powinna deklarować ISO 14001 tylko dlatego, że ankieta o to pyta.

Zestawienie: co, kogo dotyczy i na jakiej podstawie

Czego te przepisy nie rozstrzygają?

Przepis nie rozstrzyga, jakie dokumenty uzna Twój klient lub zamawiający za dowód zgodności środowiskowej, ani czy numer BDO i wynik z rejestru wystarczą w konkretnym przetargu. Nie mówi też, czy Twoja firma należy do kategorii z art. 57 ust. 1 albo czy podlega ewidencji lub wykazowi. To zależy od rodzaju działalności i ocenę warto potwierdzić u marszałka województwa, który prowadzi rejestr. Nie opisujemy stanowiska żadnego urzędu ani sądu w tej sprawie, bo nie wynika ono z przepisów, na których oparto ten tekst.

Co zrobić krok po kroku?

1. Zapytaj o zakres wymogu. Poproś klienta lub zamawiającego o wskazanie, czy chodzi o wpis w BDO, o dokumenty z konkretnych obowiązków, czy o certyfikat.

2. Sprawdź swój wpis. Wyszukaj firmę po NIP w publicznym rejestrze BDO i zapisz numer rejestrowy.

3. Sprawdź dokumenty. Upewnij się, że numer BDO jest na fakturach, umowach i sprawozdaniach, jeśli Twoja firma jest w kategoriach z art. 57 ust. 1.

4. Ustal, które obowiązki Cię dotyczą. Ewidencja, wykaz opłat i raport do Krajowej bazy dotyczą tylko niektórych firm.

5. Odpowiedz tylko tym, co firma posiada. Nie deklaruj wpisu, certyfikatu ani wykazu, którego nie ma.

Przykład: firma handlowa wprowadzająca produkty w opakowaniach dostała ankietę dostawcy z pytaniem o zgodność środowiskową. Prosi kontrahenta o doprecyzowanie, sprawdza swój wpis po NIP, potwierdza numer BDO na fakturach i umowach, a w sprawie wykazu opłat ustala u marszałka województwa, czy roczna opłata za dany rodzaj korzystania ze środowiska przekracza próg 100 zł z art. 289 ust. 1 Prawa ochrony środowiska. W ankiecie wpisuje tylko to, co faktycznie ma.

Jak możemy pomóc

Jeśli nie wiesz, które z tych obowiązków dotyczą Twojej firmy i co odpowiedzieć klientowi lub zamawiającemu, możemy to z Tobą uporządkować. Skontaktuj się z nami.

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.