Jak i kiedy wykreślić się z BDO: termin, wniosek i pułapki

Zamknięcie firmy w CEIDG lub KRS nie wykreśla jej z BDO, więc wniosek o wykreślenie składasz osobno w ciągu 14 dni od trwałego zaprzestania działalności. Podstawą jest art. 60 ust. 1 ustawy o odpadach (Dz.U. 2023 poz. 1587): wniosek idzie elektronicznie, przez indywidualne konto w BDO, do marszałka województwa.

Obowiązek dotyczy podmiotu, który trwale, a nie czasowo, przestał prowadzić działalność wymagającą wpisu. Marszałek województwa wykreśla podmiot z rejestru w drodze decyzji (art. 60 ust. 2 ustawy o odpadach). Gdy kończysz tylko część działalności, składasz wniosek o zmianę wpisu (art. 59 ustawy o odpadach), a nie o wykreślenie.

Rejestr BDO prowadzi marszałek województwa, a CEIDG i KRS to inne rejestry, z innymi organami. Dlatego zamknięcie firmy w jednym miejscu nie załatwia sprawy w drugim. Poniżej znajdziesz, kiedy wniosek jest obowiązkowy, jak go złożyć, co dołączyć i co się dzieje, gdy zrobisz to za późno. Jeśli zastanawiasz się, czy Twój podmiot w ogóle powinien składać taki wniosek, zajrzyj też do opisu, kto musi złożyć wniosek o wykreślenie z rejestru BDO.

Czy zamknięcie firmy w CEIDG lub KRS wykreśli ją z BDO?

Nie. Wykreślenie działalności z CEIDG (osoby fizyczne) albo z KRS (spółki) nie powoduje automatycznego wykreślenia z rejestru BDO. Ustawa o odpadach zawiera zamknięty katalog przesłanek wykreślenia (art. 60 i art. 64) i żadna z nich nie odwołuje się do CEIDG ani KRS. Integracja CEIDG z systemem BDO służy do podpowiadania danych firmy przy rejestracji, a nie do wykreślania. To wniosek z brzmienia przepisów, a przepis może ulec zmianie, więc przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualne brzmienie ustawy.

Brak automatu nie zwalnia z obowiązku. Termin 14 dni z art. 60 ust. 1 ustawy o odpadach biegnie od trwałego zaprzestania działalności wymagającej wpisu, a nie od daty zmiany w CEIDG czy KRS. To odrębny, samodzielny obowiązek. Podstawowe informacje o samym rejestrze znajdziesz w tekście czym jest BDO.

Kiedy i na jakich warunkach składasz wniosek?

Obowiązek z art. 60 ust. 1 ustawy o odpadach powstaje, gdy spełnione są łącznie dwa warunki: podmiot jest wpisany do rejestru BDO oraz trwale zaprzestał działalności, która wymagała wpisu. Zaprzestanie czasowe lub sezonowe tego obowiązku nie uruchamia. Wniosek trzeba złożyć w ciągu 14 dni od dnia trwałego zaprzestania.

Nie myl dwóch terminów. Na wykreślenie masz 14 dni, na zmianę wpisu 30 dni, a 30 dni liczy się od dnia, w którym zmiana nastąpiła, a nie od dnia, w którym ją zauważysz.

Jak złożyć wniosek o wykreślenie krok po kroku?

1. Ustal, czy zaprzestanie jest trwałe i obejmuje całą działalność wpisaną do rejestru. Przy zakończeniu tylko jednego z zakresów działalności właściwy jest wniosek o zmianę wpisu (art. 59).

2. Zapisz datę trwałego zaprzestania. Od niej liczysz 14 dni z art. 60 ust. 1 ustawy o odpadach.

3. Zaloguj się na indywidualne konto w systemie BDO. Wniosek o wykreślenie składa się przy użyciu formularza elektronicznego, za pośrednictwem indywidualnego konta w BDO (art. 60 ust. 1 ustawy o odpadach). Do konta logujesz się na stronie https://rejestr-bdo.mos.gov.pl/, potwierdzając tożsamość przez Login.gov.pl (Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej).

4. Wypełnij elektroniczny formularz o wykreślenie z rejestru. Formularz wypełniasz na indywidualnym koncie w BDO i kierujesz do marszałka województwa (art. 60 ust. 1 ustawy o odpadach). Sprawdź, czy dane we wniosku są zgodne ze stanem faktycznym: za złożenie wniosku niezgodnego ze stanem faktycznym grozi kara aresztu albo grzywny (art. 179 ustawy o odpadach).

5. Wyślij wniosek do marszałka województwa i śledź konto. Marszałek wykreśla podmiot z rejestru w drodze decyzji (art. 60 ust. 2 ustawy o odpadach).

Jeśli system BDO nie działa, informację o czasie trwania awarii zamieszcza administrator bazy w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie rejestru umożliwiającej dostęp do indywidualnego konta, o ile jest to technicznie możliwe (art. 67 ust. 8 ustawy o odpadach).

Co się stanie, jeśli nie złożysz wniosku w terminie?

Spóźnienie nie oznacza, że wpis zostanie w rejestrze na zawsze. Marszałek może wykreślić podmiot z urzędu, gdy stwierdzi trwałe zaprzestanie działalności (art. 64 ust. 1 pkt 5 ustawy o odpadach). To odrębny tryb od wykreślenia na wniosek: to marszałek, a nie Ty, wszczyna sprawę. Nie znaczy to jednak, że własny obowiązek z art. 60 ust. 1 przestaje istnieć. Kto wbrew art. 60 ust. 1 nie składa wniosku o wykreślenie z rejestru, podlega karze aresztu albo grzywny, orzekanej przez sąd w postępowaniu w sprawach o wykroczenia (art. 179 ustawy o odpadach), niezależnie od tego, czy marszałek wykreśli podmiot z urzędu. Dlatego najlepiej złożyć wniosek w terminie.

Osobna sprawa to zaległości w opłacie rocznej. Skutkiem braku opłaty może być wykreślenie z rejestru, ale to inna ścieżka niż dobrowolny wniosek, opisana w tekście o tym, dlaczego brak opłaty rocznej BDO może zakończyć się wykreśleniem firmy.

Jakie wyjątki i przypadki brzegowe warto znać?

• Autoryzowany przedstawiciel producenta sprzętu elektrycznego i elektronicznego (art. 60 ust. 1a). Jeśli producent sprzętu wyznaczył autoryzowanego przedstawiciela zgodnie z ustawą o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym, a ten przedstawiciel ma wpis do rejestru, wprowadzający sprzęt pochodzący od tego producenta może złożyć marszałkowi województwa wniosek o wykreślenie.
• Podmioty zagraniczne bez oddziału w Polsce. Składają wniosek pisemny, wygenerowany przez stronę internetową i podpisany przez przedsiębiorcę lub pełnomocnika, do Marszałka Województwa Mazowieckiego (art. 53 ust. 2a i 3 ustawy o odpadach). To wyjątek od ścieżki elektronicznej.
• Rezygnacja tylko z części działalności. To zmiana wpisu w terminie 30 dni (art. 59 ust. 1), a nie wykreślenie. Za niezłożenie w terminie wniosku aktualizacyjnego lub złożenie wniosku niezgodnego ze stanem faktycznym grozi kara aresztu albo grzywny w trybie wykroczeniowym, orzekana przez sąd (art. 179 ustawy o odpadach).
• Zmiana wpisu z urzędu. Jeśli przesłanka wykreślenia dotyczy tylko części wielorakiej działalności, a podmiot sam nie złożył wniosku, marszałek może z urzędu zmienić wpis w odpowiednim zakresie (art. 64 ust. 2). Nie zwalnia to z własnego obowiązku z art. 59 ust. 1.

Co dzieje się z danymi po wykreśleniu?

Wykreślenie nie usuwa informacji o podmiocie z systemu. Administrator BDO ma obowiązek trwale zabezpieczać dane podmiotów wykreślonych przed utratą i nieuprawnionym dostępem (art. 81 ust. 6 ustawy o odpadach), a nadany numer rejestrowy nie może zostać ponownie nadany innemu podmiotowi (art. 54 ust. 3). Ogólny okres przechowywania danych osobowych w BDO wynosi 5 lat dla dokumentów ewidencji odpadów i 10 lat dla pozostałych dokumentów, od 1 stycznia 2025 r. (art. 80 ust. 1b). Art. 81 ust. 6 nie ustanawia odrębnego terminu przechowywania dla danych podmiotu wykreślonego, więc obowiązuje ten ogólny okres.

Przykład: jednoosobowa firma, która kończy działalność

Przedsiębiorca prowadził jednoosobową firmę wpisaną do BDO i zamknął ją w CEIDG. W BDO nic się nie zmieniło, bo rejestry nie są powiązane. Dzień trwałego zaprzestania działalności jest początkiem czternastodniowego terminu z art. 60 ust. 1, więc od tego dnia liczy on 14 dni, a nie od chwili wpisu zmiany w CEIDG. Przedsiębiorca loguje się do konta w BDO, składa elektroniczny wniosek o wykreślenie i czeka na decyzję marszałka województwa (art. 60 ust. 2 ustawy o odpadach). Gdyby natomiast zamknął tylko jeden z dwóch zakresów działalności, a drugi nadal prowadził, złożyłby wniosek o zmianę wpisu w terminie 30 dni.

Jak możemy pomóc

Jeśli nie masz pewności, czy Twoje zaprzestanie działalności jest trwałe, czy lepszy będzie wniosek o zmianę wpisu, albo nie możesz zalogować się do konta w BDO, możemy pomóc ustalić właściwy tryb i przygotować wniosek. Napisz do nas przez formularz kontaktowy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy prawnej.

Czy przy czasowym zawieszeniu działalności muszę składać wniosek o wykreślenie z BDO?

Nie. Obowiązek złożenia wniosku o wykreślenie w terminie 14 dni powstaje przy trwałym zaprzestaniu działalności wymagającej wpisu (art. 60 ust. 1 ustawy o odpadach). Zaprzestanie czasowe lub sezonowe tego obowiązku nie uruchamia.

Co zrobić, jeśli kończę tylko część działalności objętej wpisem?

Wtedy składasz wniosek o zmianę wpisu, a nie o wykreślenie, w terminie 30 dni od dnia zmiany (art. 59 ust. 1 ustawy o odpadach). Wniosek o wykreślenie w terminie 14 dni dotyczy trwałego zaprzestania działalności wymagającej wpisu (art. 60 ust. 1). Podmiot zagraniczny bez oddziału w Polsce składa wniosek pisemny do Marszałka Województwa Mazowieckiego (art. 53 ust. 2a i 3).

Autor

Piotr Chudeusz

ekspert ds. BDO, KOBiZE i ISO. Prowadzi sprawy BDO firm od 2010 roku.